Personvernerklæring
Når vi behandler dine personopplysninger, skjer dette på en sikker måte. Her kan du lese om dine rettigheter og hvordan vi behandler personopplysningene dine.
På denne siden:
All behandling av personopplysninger i Bane NOR skal skje i tråd med norsk lovgiving, det vil si personopplysningsloven og andre lover som regulerer vår virksomhet.
Generelt om behandling av personopplysninger i Bane NOR
Bane NOR har ansvaret for planlegging, utbygging, forvaltning, drift og vedlikehold av det nasjonale jernbanenettet, trafikkstyring og forvaltning og utvikling av jernbaneeiendom.
Dette innebærer behandling av personopplysningene til egne ansatte, ansatte hos leverandører og andre forretningsforbindelser, leietakere, og reisende.
Alle personopplysningene som behandles er nødvendige for å kunne levere de tjenestene som er lovpålagte eller hensiktsmessige for å løse samfunnsoppdraget på en god og sikker måte.
Behandlingsansvarlig
Bane NOR, ved konsernsjefen, er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles av Bane NOR.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
All behandling av personopplysninger er hjemlet i norsk lovgiving. Dette kan være regulert direkte i personopplysningsloven eller i andre lover.
Som statlig foretak og forvalter av nasjonal jernbaneinfrastruktur, er vår behandling av personopplysninger i hovedsak hjemlet i lov og forskrift som regulerer jernbanedrift og sikkerhet på og ved jernbanen.
Sikring av personopplysningene
Når vi behandler dine personopplysninger, skjer dette på en sikker måte slik at opplysningene vernes mot uautorisert tilgang. Tilgang til dine opplysninger er begrenset til personell med tjenstlig behov.
Databehandlere og deling av personopplysninger
Vi bruker tredjeparter, for eksempel for å drifte flere av våre sentrale IT-systemer. Når disse tredjepartene behandler personopplysninger på vegne av Bane NOR, inngås det en databehandleravtale, for å sikre at opplysningene ikke brukes til annet enn det de er ment for.
Vi utleverer i noen tilfeller personopplysninger til tredjeparter. Eksempel på slike tredjeparter er selskap som utfører assistanseoppdrag for de reisende med spesielle behov, Skatteetaten, eller offentlige myndigheter.
Lagringstid
Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de var innhentet for, eller for å etterleve myndighetskrav eller rettslige forpliktelser, herunder arkivloven og regnskapslovgivning. Vi lagrer også personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale vi har med deg, eller av sikkerhetsmessige hensyn.
De viktigste behandlingene av personopplysninger i Bane NOR
Her er de viktigste typene av behandling av personopplysninger i Bane NOR. Dette er ikke en uttømmende oversikt.
Vi benytter kameraovervåkning med videoopptak på mange stasjoner, plattformer og anlegg for å ivareta sikkerhet, og forebygge skade og kriminalitet.
Vi er lovpålagt å opprettholde sikkerheten på og ved norsk jernbane.
Ved alle henvendelser til kundesenteret på telefon eller epost registreres innhold, navn og kontaktinformasjon for å kunne gi tilbakemelding på henvendelsen. Vi benytter data fra kundehenvendelser til å forbedre våre tjenester
Reisende med assistansebehov kan henvende seg til vår kundeservice for å bestille dette. Ved bestilling av assistanse på plattform må du oppgi opplysninger om type assistansebehov, tid, sted og kontaktinformasjon.
For å kunne utføre denne tjenesten må nødvendige personopplysninger utleveres fra oss til de som skal assistere deg: dette kan for eksempel være togselskap, vektere eller taxi.
Vi tilbyr parkeringsordninger for bil og sykkel ved stasjoner. Der parkering er avgiftsbelagt kan reisende benytte vår parkerings-app for betaling og registrering.
I appen registreres telefonnummer både for bil- og sykkelparkering, i tillegg til bilens registreringsnummer ved bilparkering.
Betalingskortets nummer lagres for enkelt å kunne fornye parkeringsavtalen.
Se egen personvernerklæring i appen.
Nummerplateregistrering
Vi er pålagt av Samferdselsdepartementet å tilrettelegge for et tilfredsstillende parkeringstilbud, og har mandat til å regulere etterspørsel gjennom kapasitet og prismekanismer.
Av og til utfører Eiendomsdivisjonen nummerplateregistreringer og teller antall barneseter blant parkerte biler på utvalgte stasjoner.
Nummerskiltene på parkerte biler kobles til registrert adresse for å angi avstand mellom hjem og stasjon.
Sammen med informasjon om antall barneseter, som indikerer hvor tidlig om morgenen parkeringen fylles opp, og generelt belegg på en parkering, vil vi skaffe oss et godt grunnlag for vurdering, forbedring og tilpasning av parkeringstilbudet.
Ved nummerplateregistrering blir det satt opp skilt med informasjon på den aktuelle parkeringsplassen i forkant av registreringen, slik at det er mulig å parkere andre steder i perioden nummerplateregistrering foretas, dersom man ikke ønsker å bli registrert.
Vi tilbyr åpent trådløst nett på mange stasjoner. Når du benytter dette, vil din IP-adresse bli registrert og lagret som et ledd i sikring av nettverket.
Se egen sikkerhetserklæring når du logger deg inn.
Våre nettsider benytter cookies (informasjonskapsler).
Vi har en nettbasert portal for varsling av kritikkverdige forhold.
Varsling kan gjøres anonymt, eller med navn og kontaktinformasjon.
I varslinger kan alle typer personopplysninger forekomme.
All varsling behandles konfidensielt etter strenge regler.
Varsling av kritikkverdige forhold
Her kan du melde ifra. Alle henvendelser tas alvorlig, og du kan varsle anonymt.
Vi registrerer personopplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon og inn- og utpasseringer av alle som er autorisert for tilgang til Bane NORs bygninger og anlegg.
Vi registrerer også personopplysninger om besøkende ved besøksregistrering.
Vi mottar personopplysninger om enkeltpersoner fra leverandører, entreprenører, togselskaper, knyttet til enkeltpersoners kontaktinformasjon, CV, kompetanse og annen informasjon som er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser som oppdragsgiver og eiendomsforvalter.
Vi registrerer også enkeltpersoner om de skal ha tilgang til anlegg eller bygninger, ut- og innpassering, samt brukertilganger til datasystemer.
Vi benytter HMSREG-systemet på sine anlegg, se egen personvernerklæring i appen eller egen innloggingsportal.
Vi benytter WebCruiter ved rekruttering. Her registreres og behandles søknader med CV som senere overføres til arkivet. Alle stillingssøknader blir journalført i vår postjournal.
Vi benytter også noen ganger rekrutteringsselskap, samt nettbaserte verktøy for å vurdere egnethet for en stilling. Kredittsjekk og habilitetskartlegging gjennomføres også for enkelte stillinger gjennom autoriserte tjenesteytere for dette.
Vi bruker SuccesFactors ved rekruttering av medarbeidere. Her registreres og behandles basis personopplysninger i søknader med CVer, hvor de de senere overføres til arkivsystemet for journalføring.
Vi bruker også i noen tilfeller eksterne rekrutteringsbyråer, samt testverktøy for å vurdere egnethet for en stilling. Bakgrunnssjekk, kredittsjekk og habilitetskartlegging gjennomføres også for de fleste stillinger gjennom autoriserte tjenesteytere for dette.
Vi benytter Public360 arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter.
Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for informasjon i arkivet, som for eksempel for beskyttelsesverdige personopplysninger.
Vi er underlagt offentlighetsloven, og har offentlig postjournal. Personopplysninger som etter loven skal skjermes blir skjermet.
Vi behandler personopplysninger om egne ansatte for å administrere lønn og for å oppfylle våre forpliktelser som arbeidsgiver. Opplysningene er hovedsakelig innhentet fra de registrerte, men også fra for eksempel offentlige registre.
Ansatte i enkelte typer stillinger og funksjoner blir underlagt kredittsjekk, og må også registrere opplysninger om økonomiske forhold og eventuell familiær eller annen tilknytning til virksomheter i et habilitetsregister.
Habilitetsregisteret skal benyttes til å forebygge interessekonflikt ved anskaffelser og avdekke andre forhold der interessekonflikt kan oppstå.
Vi bruker HMSREG-systemet på våre anlegg, se egen personvernerklæring i appen eller egen innloggingsportal.
Bane NOR har et habilitetsregister hvor medarbeidere selv oppdaterer og vedlikeholder profilene sine med eierskap, roller og relasjon som er eller kan være relevante for deres habilitet.
Formålet med Bane NORs habilitetsregister er å forebygge inhabilitet (f.eks. vurdere om det foreligger inhabilitet etter fyf § 7-4, jf. fvl § 6 annet ledd).
Relasjonene som registrerer er i navn på personer med fødselsdato med disse eksterne personenes relasjon til Bane NORs medarbeider (kan være begrunnelsen for mulig inhabilitet) og deres aksjer (som kan være begrunnelsen for mulig inhabilitet).
Bane NOR ber sine medarbeidere om å regelmessig informere sine registrerte relasjoner på vegne av Bane NOR (Bane NOR er behandlingsansvarlig) om at de er registrert som en relasjon og hvorfor de er registrert.
I Bane NOR har vi strenge retningslinjer for å forebygge brudd på menneskerettigheter og økonomisk kriminalitet. Dette er krav som vi viderefører i vår verdikjede.
Derfor gjør vi ved kritiske og større kontrakter bakgrunnsundersøkelser som et tiltak for å identifisere risiko for uetisk eller ulovlig adferd. Resultatet fra disse undersøkelsene inngår i risikovurderingene og hjelper oss for å forebygge korrupsjon og annen kriminalitet.
Å forebygge korrupsjon og annen kriminalitet er viktige samfunnsinteresser.
I disse undersøkelsen behandler vi personopplysninger som navn på øverste ledere og styremedlemmer i selskapet som er eller kan bli leverandør til Bane NOR.
Vi registrerer det vi finner av eierskap og relasjonene deres i tilknytning til den mulige leverandøren. Dette er også en behandling av personopplysninger som det oppgis om i anskaffelsesdokumenter hos Bane NOR og vi informerer de som blir registrert.
Ved samhandling med eksterne brukere registreres innhold, navn og kontaktinformasjon for å kunne kommunisere med brukeren.
Vi benytter data fra samhandlingen for å forbedre våre tjenester.
De registrertes rettigheter
Alle som er registrert med personopplysninger i Bane NOR har rett til:
- innsyn i egne personopplysninger
- retting av feil i egne personopplysninger
- rett til at vi begrenser vår behandling av personopplysninger hvis de er feil, du ønsker å gjøre en kontroll av dem, eller hvis du mener at vi kan oppfylle våre forpliktelser ved å behandle færre opplysninger
- sletting av egne personopplysninger dersom krav til formål ikke lenger er oppfylt, og det ikke er lovkrav/lovhjemmel til fortsatt oppbevaring.
- protestere mot behandling i de tilfeller hvor vi behandler personopplysninger for å forfølge en berettiget interesse eller der behandling av personopplysninger er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse.
Kontakt og klage
Kontakt oss angående rettighetene som er nevnt i punktene over
Kontakt oss
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kontakt oss på e-post.
Bane NORs personvernombud
Klage til Datatilsynet
Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger. Besøk nettsidene deres for flere opplysninger.